Zgodi se, da zaradi (daljše ali krajše) odsotnosti ne zmoremo opravljati obveznosti, zato moramo določiti osebo, ki bo v naši odsotnosti to počela namesto nas – v ta namen napišemo pooblastilo.

Pooblastilo je uradna listina, s katero pooblastitelj pooblasti drugo osebo (pooblaščenec) za opravljanje uradnih dejavnosti. S podpisom listine se pooblastitelj strinja, da pooblaščenec v določenem roku opravlja določeno dejavnost v pooblastiteljevem imenu. Oblika in obseg pooblastila sta odvisna od vrste dejavnosti in zahtev posameznih institucij ali organov. Pri pooblastilu kot besedilni vrsti ločimo uradno in neuradno pooblastilo – uradno pooblastilo mora biti overjeno pri notarju, medtem ko za verodostojnost neuradnega pooblastila zadostujeta podpisa obeh strani.

Mora biti pooblastilo vedno zapisano?

V večini primerov je pooblastilo, zapisano v pisni obliki, pogoj za veljavnost. Posebej za pravne postopke velja, da mora biti pooblastilo napisano v obliki notarskega zapisa in overjeno pri notarju. Če se oseba ne more ali ne zna podpisati, se pooblastilo poda v ustni obliki na zapisnik. V primeru bolezni lahko oseba pooblastilo poda brez svojega podpisa – namesto nje se v pooblastilo podpišeta dve priči – to velja predvsem, ko oseba pooblasti odvetnika ali odvetniško družbo za zastopanje na sodišču.

Pooblastila so namenjena tretji osebi v vednost, koliko časa in katere obveznosti lahko opravlja pooblaščenec v imenu pooblastitelja. Neuradni organi, zavodi, organizacije … pooblastila navadno zahtevajo, da preverijo obseg pooblaščenčevih zadolžitev (nekatere informacije so varovane in dostopne samo pooblastitelju). Pisno pooblastilo tako ni vedno pogoj za opravljanje pooblastiteljeve dejavnosti.

Oblike pooblastil

Podjetja in dejavnosti, ki vsakodnevno sodelujejo s strankami in morajo zaradi narave poslov preverjati njihovo identiteto, imajo zaradi zavedanja, da stranka ne bo mogla opravljati obveznosti (npr. prevzeti poštno pošiljko), in/ali skrajšanja postopkov že vnaprej pripravljene obrazce za pooblastitev – pošta, odvetniške družbe, telekomunikacijska podjetja, zavodi in organizacije … V tem primeru pooblaščenec izpolni polja z vpisovanjem podatkov (ime in priimek, naslov stalnega prebivališča, vrsta in številka osebnega dokumenta) in se na koncu obvezno podpiše.

Pooblastilo lahko izdamo tudi za opravljanje samo določenih, pogosteje enkratnih dejavnosti – direktor pooblasti zaposlenega za opravljanje dolžnosti v njegovi odsotnosti, partnerja pooblastimo za upravljanje računov, starši zaradi odsotnosti pooblastijo sorodnika/prijatelja za odločanje v povezavi s šolanjem svojega otroka. V tem primeru moramo pooblastilo zapisati sami. Pooblastilo ima obliko uradnega dopisa in vključuje najmanj osebne podatke pooblastitelja, pooblaščenca in dejavnost, za katero se oseba pooblasti.

Katere podatke vsebuje pooblastilo?

V glavi pooblastila zapišemo podatke o pooblastitelju (ime in priimek ter naslov) in pooblaščencu (ime in priimek ter naslov) – te podatke lahko navedemo tudi v vsebini. V tem primeru glavo pooblastila oblikujemo z zadevo.

Jedro sestoji iz zadeve (POOBLASTILO) in vsebine, ki je – tako kot v drugih uradnih dopisih – najpomembnejši del dopisa. V vsebini sta ključna podatka o časovnem obdobju, za katero se oseba pooblašča, in za katere obveznosti je pooblaščenec odgovoren. Obveznosti morajo biti natančno opredeljene – če jih je več, jih zaradi lažje preglednosti zapišemo v obliki alinej. Če je časovno obdobje veljavnosti pooblastila določeno z začetkom na določen datum in velja do preklica, se s pooblastiteljem pogovorite vsaj o približnem časovnem obdobju opravljanja obveznosti. Preklic uradnega pooblastila sporočite notarju. Natančneje so navedene obveznosti pooblaščenca, manjša je možnost, da bi imel pooblaščenec pri opravljanju obveznosti težave.

Vsebino pooblastila navadno začnemo z besedami: Podpisani ime in priimek pooblastitelja (če vrsta pooblastila to zahteva, dodamo podatke o številki in vrsti osebnega dokumenta, davčni številki …) pooblaščam ime in priimek pooblaščenca (podatki o vrsti in številki osebnega dokumenta), da v času časovno obdobje ureja dokumentacijo, v mojem imenu opravi vse posle v povezavi z/s, opravi registracijo vozila, zastopa podjetje, opravi polog denarja, (me) zastopa v pravnih zadevah …

Pooblastilo zaključimo s podatkom o kraju in datumu podpisa pooblastila. V neuradnih pooblastilih verodostojnost podatkov jamčimo z lastnoročnim podpisom pooblastitelja (desna stran) in pooblaščenca (leva stran) – imeni in priimka moramo zapisati tudi tiskano. V uradnih pooblastilih so ključni podpis in žig notarja ter podpis pooblastitelja.

Upamo, da smo z obnovitvijo znanja o pisanju pooblastila pooblastitelje seznanili z vsemi pomembni elementi, ki jih mora pooblastilo vsebovati, pooblaščence pa opozorili na odgovornost in natančno branje obveznosti ter časovnega obdobja zastopanja pooblastitelja.